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Aprire una casa vacanze

Gestire la tua Casa Vacanze: Modulistica e Guida Completa

Una volta Completato il tuo progetto ora sei pronto a ricevere gli ospiti ma prima devi avere a disposizione tutta la modulistica per la gestione casa vacanze. Ho scritto questa guida per aiutarti a gestire il rapporto con l’ospite avendo in un solo “file” tutta la documentazione utile.

Gli adempimenti sono diversi, oltre a quelli obbligatori per legge, non meno importanti  è la modulistica  per gestire i rapporti con il tuo ospite prima e dopo il suo soggiorno. Scaricati la guida completa “ modulistica per casa vacanza” e leggi questo articolo che ti spiegherà passo passo quello che devi fare

 

Di seguito i miei consigli:

  • Il contratto
  • Lo stato dei luoghi
  • La ricevuta
  • La restituzione del deposito
  • La recensione
  • Format di risposte
  • Questionario di soddisfazione

 

  1. contratto casa vacanzaModulistica per la gestione della casa vacanza: il contratto

    Per fittare la tua casa vacanza c’è l’obbligo per legge di redigere un contratto tra il locatore e l’ospite, questo contratto deve essere in duplice copia e deve contenere tutti i dati del locatore e dell’ospite, i dati dell’immobile, il periodo della locazione, il prezzo, la modalità di pagamento  ed una breve descrizione dello stato dei luoghi.  Non vi è l’obbligo di registrazione in quanto normalmente il soggiorno non supera i 30 giorni. Stipulare un contratto di fitto con il futuro ospite è importante in quanto si deve da subito stabilire un clima di fiducia e di rispetto reciproco tra le parti.

  1. Lo stato dei luoghi e le dotazioni :

L’inventario è un documento che va redatto all’arrivo dell’ospite e prima della consegna delle chiavi. Anche questo documento è sinonimo di professionalità da parte del gestore ed è un modo per evitare sorprese o disguidi a fine soggiorno. Puoi utilizzare il modulo allegato e personalizzarlo in base alle tue dotazioni e barrare lo stato di conservazione.

  1. Il pagamento del soggiorno : la ricevuta o fattura

Una volta che hai ricevuto il pagamento del soggiorno sia esso acconto o saldo Ti consiglio di effettuare subito la ricevuta ed anticiparla via email all’ospite, l’originale sarà consegnato al momento del check-in o Check-out.

Ti consiglio d’inserire tutti i dati della prenotazione ed i dati del cliente, in quanto è segnale di professionalità e trasparenza nei confronti dell’ospite

Per quanto concerne il metodo di pagamento, Ti consiglio sempre di chiedere un acconto a garanzia della prenotazione, anche questo metodo è sinonimo di correttezza e di impegno per entrambi le parti sia per il locatore che per il conduttore. La ricevuta per importi superiori a 77,47 deve contenere il bollo di euro 2,00 a carico dell’ospite.

Anche questa procedura è dimostrazione di professionalità fermo restando il rispetto della legge!

  1. Restituzione del deposito di garanzia :

Nella maggior parte dei casi il soggiorno si conclude regolarmente senza nessuna problematica con  la restituzione del deposito di garanzia.

Ci sono altri casi dove, purtroppo, In seguito alla constatazione di alcuni danni causati al tuo alloggio, devi trattenere una parte del deposito di garanzia.

In questo caso puoi utilizzare i modelli di lettera in base alla tipologia di problematica constatata.

La somma a deposito di garanzia conviene sempre regolarizzarla, è un modo per dimostrare correttezza per entrambi le parti.

  1. La recensione

recenzioni trip advisorE’importante incentivare l’ospite a lasciare una recensione, se non lo fa spontaneamente a fine soggiorno.

Ed e’ importante anche farlo presto, uno due giorno dopo che l’ospite ha lasciato la struttura, quando è                ancora vivo il ricordo del soggiorno.

Le recensioni sono importanti perché formano la brand reputation di una struttura e incidono in maniera massiccia sull’aspetto delle vendite.

Nella guida  trovate un modello molto semplice con un tono molto informale, perché si presuppone che con l’ospite che soggiorna presso una struttura ricettiva extra- alberghiera si sia stabilito un rapporto quanto meno amichevole.

  1. Format di risposte

contatti emailL’approccio con il cliente che chiede informazioni è fondamentale, rispondere subito e bene significa ottenere subito la fiducia del futuro ospite! Nella guida puoi scaricare anche format di recall al cliente che non ha risposta ad una nostra eventuale offerta.

In primis per sincerarsi che abbia ricevuto la mail e in secondo luogo per cercare di suscitare in lui un interesse qualora non abbia già provveduto ad effettuare la prenotazione del suo soggiorno presso un’altra struttura.

  1. Questionario di soddisfazione

questionario soddifsazione clienteIl questionario di soddisfazione cliente è importante anche perché attraverso esso  abbiamo modo di conoscere di valutare l’impatto dei canali distributivi di come il cliente è venuto a conoscenza della struttura  attraverso internet e quindi se attraverso google o tripadvisor o booking com in modo da studiare anche la migliore strategia di marketing

E’ di fondamentale importanza chiedere un feedback al cliente sulla struttura in generale, che cosa hanno apprezzato maggiormente o cosa li ha disturbati, e anche come giudicano la colazione e il rapporto qualità prezzo se hanno consigli o suggerimenti per le camere  ( ad es aggiungere uno specchio,  migliorare i piani di appoggio in bagno)

Tutti giudizi importanti che ci aiutano a migliorare la qualità del servizio reso.

Ti ricordo che questa guida è un esempio di modulistica per la gestione casa vacanze, dove in un solo file puoi trovare tutti i fac-simile che dovresti utilizzare, Ti consiglio di rivolgerti ad un professionista di fiducia per verificare la tipologia di modulo offerto in Bozza ed eventualmente fare delle modifiche oppure aggiungere commenti o segnalarci i punti che non sono chiari per questo articolo gestione casa vacanze. 

 

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